Dans le cadre de mon travail, je suis toujours confronté au problème suivant: trop d’ouvrage, pas assez de ressources !

Alors à chaque fois qu’une tâche s’ajoute à nos processus, je m’efforce de trouver une solution pour l’automatiser. Voici quelques trucs et pistes de réflexion pour votre organisation.

Les humains pour des tâches humaines

Dans toute entreprise, trop de ressources humaines font un travail répétitif. Qui plus est, quand des humains font des tâches répétitives, ils sont plus enclins à faire des erreurs. Il y a quelques années, un doctorant étranger m’avait dit qu’un humaine faisait une erreur de mesure à toutes les 100 mesures prises. 1%, c’est beaucoup !

Il peut s’agir de publipostage (listes, impression, emballage, expédition), de comptabilité (envoi de factures, créations de factures), d’envois de courriels à la clientèle, tri de données, etc…

Il faut parcourir les activités de votre entreprises et déceler les activités répétitives ou du moins, les gens qui sont susceptibles d’en faire.

Ensuite, il faut analyser l’activité, le risque d’erreur et surtout, le temps pris à la faire.  Il peut s’agir d’une activité qui ne prend que cinq minutes, mais multiplié par le nombre de dossiers que la personne traite, on peut parler de milliers d’heures par années.

Enfin, on peut utiliser les humains pour faire des tâches que seuls les humains peuvent bien faire: conseiller et vendre !

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La rentabilité

Prenez une tâche qui prend 5 minutes telle qu’envoyer un email avec des pièces jointes après avoir consulté le profil du client. Disons alors qu’on a 100 clients par jour à traiter. C’est donc 500 minutes par jour, ou plus de 8 heures par jour. 3000 heures par année.

Un employé travaille environ 2000 heures par année. C’est donc un employé et demi qui est requis pour cette petite tâche de 5 minutes. On économise donc un salaire et demi, en plus de grandement limiter le risque d’erreur.

Surtout, on obtient un processus « scalable », qui veut dire qu’on pourra facilement doubler ou tripler notre clientèle et chiffre d’affaires sans même avoir à se soucier de cette ressource !

Si on peut donc économiser 500 heures par-ci, 200 par-là, et 1000 ici, c’est plusieurs employés au bout du compte et beaucoup de dollars !

La nouveauté

Il est important de bien faire le processus initial de recherche.

Lorsque c’est bien fait, c’est beaucoup plus facile quand vient le temps d’analyser les nouvelles tâches dans l’entreprise. Le réflexe immédiat est toujours de se demander: « Peut-on automatiser cela ? ». Ainsi, on fait bien les choses dès le départ et on n’a pratiquement pas d’argent à investir !

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